دانش آموخته

 

الگوبرداری(Benchmarking)

در جهان امروز و در شرایط رقابتی بازار، کیفیت محصول و بهره‌وری به عنوان دو عامل اساسی و مهم در حفظ و بقای موسسات حرف اول را زده و آنهایی که از بهره‏وری و کیفیت بالاتری برخوردار هستند در بازار حضور داشته و ماندگار خواهند ماند . ازین‌رو اطلاع مداوم از وضعیت بازار و کیفیت و کمیت محصولات رقبا و همچنین سیستمها و روشهای انجام کار آنها برای هر موسسه و شرکت رقیب ضروری و اجتناب‌ناپذیر است تا ضمن اینکه از مزیتها و ویژگیهای برتر رقبا الگوبرداری می‏کنند تا،خود را به وضعیت بهتری نسبت به آنها برسانند . لذا تنها راهی که سازمانها می‏توانند خود را به سوی بهترینها و پیشرفت و توسعه هدایت کنند این است که چشمهایشان را در برابر رقبا و بهترین تجربیات جهانی در تمام زمینه‏های مورد نیاز باز نگه دارند .

الگوبرداری که با نام «الگوبرداری از بهترینها» نیز معروف است. با شناخت سازمان یا سازمانهایی به عنوان بهترین تکنیک هایی را معرفی می کند که می توان با آن شکاف موجود بین یک سازمان تا سازمان پیشرو را پر کرد یا به حداقل رساند .الگوبرداری  روشی سیستماتیک است که سازمانها بوسیله آن می‌توانند فعالیتهای خود را بر اساس بهترین صنعت یا سازمان اندازه‌گیری و اصلاح کنند، این روش با فراهم‌سازی چارچوبی برای سازمانها که بوسیله آن فعالیتهای بهترین سازمان مشخص گردیده است و تشخیص وجوه تمایز سازمان موجود با بهترین سازمان، نشان می‌دهد که چگونه می‌توان شکافهای موجود را پر کرد . الگوبرداری در واقع ابزاری برای بهبود مستمر است و می‌تواند توسط انواع سازمانهـــای تولیدی و خدماتی به کار گرفته شود.

 Benchmarking Definitionتعاریف الگوبرداری 

تعاریف مختلفی برای الگوبرداری بکار رفته که بهترین آنها عبارتند از:

الگوبرداری : یک پروسه سیستمی اندازه گیری عملکرد یک نفر در مقابل رهبران شناخته شده به منظور تخمین بهترین اعمالی که هدایت می کند بسوی عملکرد عالی  در حلیکه پذیرفته و سودمند است.

الگوبرداری یک فرایند بهبود مستمر است.

الگوبرداری باعث انتقال ایده ها از یک سازمان به سازمان دیگر می شود.

الگوبرداری نیاز به استفاده اندازه گیری کیفی ، ساده و قابل فهم که بتواند برای مقایسه و توسعه عمل استفاده شود دارد.

الگوبرداری عبارت است از جستجو برای یافتن بهترین تجربیات صنعت و یا خدمات برای رسیدن به بالاترین سطح عملکرد .

الگوبرداری عبارت است از توجه بیرونی بر فعالیتها ، وظایف تخصصی یا عملیات داخلی یک موسسه به منظور اصلاح و بهبود مستمر .

الگوبرداری یعنی مقایسه و ارزیابی خود با دیگران به منظور کشف تجربیات برتر آنها و جبران فاصله موجود .

مرکز بهره‌وری‌ و کیفیت‌ آمریکاAPQC  نیز الگوبرداری ‌Benchmarking را فرآیند تعریف ، تشخیص‌ و تطابق‌ یافتن‌ با اقدامات‌ و فرایندهای‌ سازمانهای‌ برجسته‌ در سطح‌ دنیا ، به‌منظور افزایش‌ عملکرد سازمان‌ خود تعریف‌ می‌کند .

اندیشه افراد بزرگ در مورد الگوبرداری

 Otto Von Bismarck :حماقت شما است اگر بگوئید به وسیله تجربه یاد می گیرید

Harrington: اندازه گیری اولین قدم است که هدایت می کند که کنترل کنیم  و سرانجام پیشرفت کنیم.

Charles Babbage: اشتباه به علت اطلاعات ناکافی خیلی کمتر از عدم استفاده از اطلاعات است .

Slaughter: .یک اطلاعات ساده بیشتر از یک اقیانوس نظر است

 

اهداف الگو برداری

اهداف الگوبرداری را می توان به موارد ذیل بیان نمود:

  • تغییر چشم اندازهای مجریان و مدیران،
  • مقایسه کارهای شغلی با سازمانهای رده جهانی،
  • به چالش کشیدن کارها و فرایندهای موجود و
  • ایجاد اهداف و کارهای بهینه برای سازمان.

دلایلی که الگوبرداری را بکار می برند را میتوان در غالب موارد ذیل بیان نمود:

١- رقابت جهانی و وجود شرایط رقابتی در بازار کار،

2- پیشرفتهای سریع و قابل‌توجه در علم و تکنولوژی،

3- پیشرفتهای سریع در تکنولوژی اطلاعات،

4- پیشرفتهای قابل توجه و دایم دانش مدیریت ،

5- ضرورت رعایت استانداردهای کیفیت و تکامل طبیعی TQM (مدیریت کیفیت فراگیر).

اصولی که در بکارگیری الگوبرداری می بایستی در نظر بگیریم شامل:

  1. شناخت عملیات: به منظور انجام یک الگوبرداری اثربخش، باید شناخت کاملی از نقاط قوت و ضعف عملیات و فرایند مورد نظر وجود داشته باشد. این امر مستلزم مستندسازی مراحل فرایند کار و همچنین شناسایی شاخص‌های کلیدی عملکرد و پایش آنها است.
  2. شناخت و انتخاب صحیح رقبا و رهبران صنعت: قابلیت‌ها و توانمندی‌ها تنها از طریق شناخت نقاط قوت و ضعف رهبران صنعت ممکن می‌شود. همچنین برای پشت‌سر گذاشتن رقبا، شناخت وضعیت آنها و پردازش عملکردشان لازم است.
  3. تلفیق بهترین‌ها و کسب برتری: کسب موقعیت رهبری در گرو سازگاری و یکپارچه‌سازی بهترین تجارب می‌باشد.
  4. تعریف شاخص: برای بررسی میزان موفقیت در کسب نتایج مورد انتظار، شاخص‌گذاری و سنجش آن قبل و بعد از انجام الگوبرداری ضروری است.
  5. تشکیل تیم: الگوبرداری، فرایندی است تیمی. تعریف مشخص و روشن نقش و وظایف هر یک از اعضای تیم، یکی از گام‌های مهم در اجرای موفق یک فعالیت الگوبرداری است.

انواع مختلفی را می توان برای الگوبرداری درنظر گرفت. دو مدل متمایزتر الگوبرداری شامل :

الف- الگوبرداری برمبنای اینکه چه چیزهایی باهم مقایسه شوند: این مدل با عنوان «چه چیزهایی با هم مقایسه شوند»

که از سه جنبه میتوان آن را بررسی کرد:

  1. الگوبرداری عملکرد  Performance Benchmarking : در این نوع از الگوبرداری سازمانها و صنایع معیارهای عملکرد را با هم مقایسه می کنند. به عنوان مثال یک سازمان در زمینه معیارهای مالی معیارهای عملیاتی و... خود را با سازمان پیشرو مقایسه می کند. که میتوان با مطالعه رقبا، انجام اندازه گیری پروسه های شرکت درمقابل دیگران و آنالیز تمایلات صنعت از طریق ا طلاعات، تحقیقی و بازدید  به اهداف خود برسد.
  2. الگوبرداری براساس فرایندها  Process Benchmarking  : در این مدل روشها و فرایندهای کاری سازمانها با هم مقایسه می شوند. به عنوان مثال یک سازمان فرایندهای لازم برای تولید یک محصول خاص را با فرایندهای سازمان پیشرو مقایسه می کند. که میتوان با صورت به صورت" رویت -هدف فرایند بدون توجه به نوع شرکت، جستجو بهترین کار برای هدایت فرایند یک حرفه  ویژه  و هدف ارتقا یک پروسه ویژه  برای مثال پروسه تغییر مدیریت - پروژه تغییر به اهداف خود رسید.
  3. الگوبرداری راهبردی (استراتژیک)  Strategic Benchmarking :       در این مدل استراتژی سازمانها با هم مقایسه می شوند. به عنوان مثال استراتژی فروش سازمانها استراتژی خرید سازمانها استراتژی تولید و... با یکدیگر مقایسه شده و بهترین سازمان ازنظر اتخاذ استراتژی مربوطه مورد مقایسه قرار می گیرد که میتوان با تمرکز روی تغییرات توانمندی در یک حرفه، بدون رغیب و آزمایش شرکت های غیر صنعتی به اهداف خود رسید.

ب- الگوبرداری برمبنای اینکه چه کسانی با هم مقایسه شوند: این مدل با عنوان «چه کسانی با هم مقایسه شوند» که از چهار جنبه میتوان آن را بررسی کرد:

  1. الگوبرداری داخلی: کاربرد این مدل از الگوبرداری معمولاً در شرکتها و سازمانهای بزرگ است. از آنجا که یک سازمان بزرگ از زیرمجموعه های زیادی تشکیل شده است در این حالت یک بخش یا یک صنعت با بخش یا صنعت دیگر از زیرمجموعه اصلی یا مادر مقایسه می شود و به واقع مقایسه داخلی بین بخشهـــای مختلف یک سازمان بزرگ انجام می پذیرد. به عنوان مثال می توان به شعبه های مختلف آی.بی.ام در کشورهـــای مختلف شعبه های مک دونالد و... اشاره کرد.
  2. الگوبرداری رقابتی: در این حالت محصولات مشابـــه از دو شرکت رقیب موردمقایسه قرار می گیرند. الگوبرداری رقابتی به واقع تعمیم تجزیه وتحلیل رقیب و بخشی از فعالیتهای تجزیه و تحلیل رقیب به شمار می رود. در این حالت به جای تمرکز روی عملکرد متوسط صنعت خود روی بهترین رقیب تمرکز کرده و او به عنوان بهترین الگو درنظر گرفته می شود.
  3. الگوبرداری کارکردی: در این حالت بحث روی مقایسه کارکردهای مختلف است. به عنوان مثال فعالیت توزیع یک شرکت با فعالیت توزیع شرکت دیگر مقایسه می شود. در این حالت الزامی وجود ندارد که تولیدات دو شرکت حتماً یکسان باشد
  4. الگوبرداری ژنریک: در این حالت حد و مرزی برای الگوبرداری وجود ندارد. الگوبرداری ژنریک یک حالت ساختگی و تصنعی است. در اینجا با ساخت یک مدل فرضی بهترین الگوبرداری صورت می گیرد و تمرکز بر روی فرایندهای کاری ممتاز و عالی است. این نوع الگوگیری بسیار موثر ولی درعین حال مشکل است.

ارتباط بین مدل های مختلف

الگوبرداری می تواند براساس اینکه چه چیزهایی یا چه کسانی با هم مقایسه شوند صورت پذیرد. جهت مورداول به الگوبرداری براساس عملکرد الگوبرداری براساس فرایندهای کاری والگوبرداری استراتژیک اشاره شد. جهت مورد دوم نیز به الگوبرداری داخلی الگوبرداری رقابتی الگوبرداری کارکردی و الگوبرداری ژنریک اشاره کردیم.

  مراحل اجرایی در فرآیند الگوبرداری

 مرحله 1 - برنامه ریزی (Planning) : براساس تجارب ، برنامه‌ریزی مهمترین فاز فرایند الگوگیری است؛ در این مرحله انتخاب بخش مــوردنظر جهت الگوبرداری انجام می‌گیرد. طبعا این انتخاب بر اساس استراتژی سازمان و مشکلات موجود است؛ پس از آن می‌بایست تیم الگوگیری تشکیل شود. افراد این تیم بر اساس نوع پروژه مورد نظر انتخاب می‌شوند و قطعا این تیم می‌بایست با مدیریت ارشد در ارتباط باشد؛ این ارتباط می‌تواند از طریق یکی از مدیران که عضو تیم است نیز انجام پذیرد . شناخت کامل و مستندسازی کاری که باید الگوگیری شود، همچنین تشخیص مشکلات و گلوگاهها در این مرحله صورت می‌پذیرد . تعیین معیارهای ارزیابی و شاخصهای مقایسه نیز جزء این مرحله است . اقدامات لازم در این مرحله به این صورت خلاصه می‌شود :

1- انتخاب فرایندی که بر اساس استراتژی شرکت باید الگوپذیر شود،

2- تشکیل تیم الگوبرداری،

3- درک و مستندسازی فرایندی که الگوپذیر می‏شود و

4- ایجاد معیارهای اندازه‏گیری عملکرد فرایند (کیفیت ، زمان ، هزینه).

مرحله 2 - جستجو و بررسی (Search): سازمانهایی که عملکرد بهتری دارند در این مرحله صورت می‌پذیرد . پس از پیداکردن سازمانهای موردنظر ، از بین آنها بهترین انتخاب شده و برقرارکردن ارتباطات اولیه با آن سازمان آغاز می‌شود . اقدامات لازم در این مرحله نیز به این صورت خلاصه می‌شود :

1- طراحی فهرستی از معیارهایی که یک شرکت الگوده مطلوب باید داشته باشد،

2- جستجوی شرکای الگوده مستعد و بالقوه،

3- مقایسه نامزدها و انتخاب بهترین شریک مناسب برای الگوگیری از آن و

4- برقراری تماس با شریک انتخابی و بدست آوردن پذیرش برای شریک شدن در بررسی.

مرحله 3- مشاهده  (Observe): در این مرحله هدف اصلی شناخت حاصل کردن و مطالعه فرایندهای سازمان پیشرو است که قطعا نیاز به جمع‌آوری اطلاعات دارد ؛ اطلاعات موردنظر می‌توانند در سه سطح جمع‌آوری شوند شناسایی سطح عملکرد سازمان پیشرو ، شناخت روش کار و شناخت عوامل ایجادکننده و محرک جهت عملکرد بهتر. در این فاز با شناسایی نیازهای اطلاعاتی، اطلاعات مورد نظر جمع‌آوری شده و توسط ابزارهای مختلف به صورت خلاصه شده و جامع درخواهند آمد . اقدامات لازم در این مرحله عبارنتد از :

1- تشخیص نیازهای اطلاعاتی،

2- انتخاب روش یا وسیله برای جمع‌آوری اطلاعات و داده‏ها و

3- مشاهده و بسط .

مرحله 4- تجزیه و تحلیل  (Analysis): هدف اصلی در این فاز تعیین تفاوت و شکاف بین سطح عملکرد موجود و عملکرد مطلوب است. در این مرحله می‌بایستی علل ریشه ای این اختلاف شناسایی شده و عوامل آن مورد بررسی دقیق قرار گیرند . برای این کار می‌بایست اطلاعات را بدرستی دسته‌بندی کرد؛ بیشترین تاکید بر اطلاعات مفید است. پس از آن با پردازش اطلاعات فواصل موجود شناسایی شده و علل اصلی شکافهای موجود تشخیص داده می‌شود . روش انجام کار بدین صورت است

1- مرتب‌سازی و جمع‌آوری داده‏ها و اطلاعات،

2- کنترل کیفیت اطلاعات و داده‏ها،

3- نرمال‏سازی داده‏ها،

4- تشخیص فاصله و شکاف در عملکرد و

5- تشخیص علل فاصله عملکرد .

مرحله 5 - تطبیق (Adapting ) : بدان معنا که سیاستی که بر اساس آن عمل الگوبرداری انجام شده است می‌بایستی موردپذیرش قرار گیرد؛ هدف اصلی از این کار ایجاد تحول و بهبود است. بنابراین اطلاعات به دست آمده و روشهای اجرایی جهت تحقق اهداف می‌بایست مورد توافق و پذیرش کل سازمان باشد . برای این امر می‌بایست نظر دیگران جلب شده و آنها متقاعد شوند؛ پس از آن می‌بایست طرح اجرایی را تهیه و سپس آن را پیاده‌سازی کرد . قطعا می‌بایست بر میزان پیشرفت نظارت دقیق داشت تا اهداف موردنظر محقق شوند . روند فوق به چرخه الگوبرداری نیز معروف است . روش انجام کار عبارت است از :

1- اطلاع دادن یافته‏های مرحله تحلیل و فراهم کردن زمینه پذیرش آنها،

2- ایجاد اهداف عملیاتی برای بهبودها،

3- طراحی یک برنامه اجرا برای بهبودها،

4- اجرای برنامه بهبود،

5- نمایش پیشرفت کار و

6- اتمام بررسی با یک گزارش نهایی و بررسی از طریق بازخورد .

 

مزایای الگوبرداری

  •  شناسایی عوامل موفقیت اصلی وکارکردهای کلیدی مجموعه،
  •  ایجاد درک بهتر از جایگاه موجود،
  •  افزایش ساسیت نسبت به تغییر نیازهای مشتری،
  •  شناخت و مستند سازی فرآیندها و تجزیه و تحلیل آنها،
  •  طراحی و ایجاد معیارهای اندازه گیری عملکرد برای فرآیندها،
  •  جستجو و شناسایی شرکاء و سازمانهای مشابه،
  •  شناسایی و تحلیل فاصله بین عملکرد مجموعه و سازمان الگو،
  •  انتخاب بهترین طرز اجرا و تطبیق آن با شرایط مجموعه مورد نظر،

پس می توان گفت ارزیابـــی مقایسه ای یکی از موثرترین شیوه ها درجهت بهبود سازمان است. امروزه مدیریت هر سازمان می تواند با الگوبرداری از سازمانهای موفق روشهای برتر را برای بهبود مستمر کارایی در سازمان خود پیدا کرده و آنها را پیاده سازی کند. الگوبرداری نه تنها می تواند یک تکنیک تشخیص مشکل باشد بلکه می تواند در روابط طراحی فرایندها نیز کمک شایانی به طراحان کند. الگوگیری به واقع پاسخی برای تنظیم این سوال است که هنگامی که احتیاج به بهبود تشخیص داده می شود استانداردهای عملکرد باید در چه سطحی تنظیم شوند. تشخیص سطوح عملکرد سازمانهای موفق و فهمیدن چگونگی انجام آن تشخیص اینکه دیگران چگونه می توانند برای تغییر در سازمان ایجاد انگیزه کنند و اشتباهات خود را به حداقل برسانند و تشخیص شکافهای موجود بین عملکرد سازمانهای موفق با دیگر سازمانها و کم کردن فاصله بین آنها همگی می تــوانند از نتایج الگوبرداری به شمار آیند.


به پرشین بلاگ خوش آمدید

بنام خدا

 کتاب: مدیریت ریسک پروژه با استفاده از Pertmaster

 کتاب مدیریت ریسک پروژه با استفاده از نرم افزار Pertmaster منتشر شد. این کتاب در بازار توزیع شده و در صورت نیاز می توانید آن را از طریق سایت انتشارات ناقوس بصورت آنلاین نیز سفارش دهید.

کتاب مدیریت ریسک پروژه با استفاده از Pertmaster

 

عنوان کتاب: مدیریت ریسک پروژه با استفاده از Pertmaster

نویسندگان: صادق روزبهی، خدیجه جدا

ناشر: کیان رایانه سبز

چاپ اول: 1387

شابک: 0-03-5237-600-978

تعداد صفحات: 640 صفحه

قیمت: 12500 تومان